Este post es fruto de varios meses buscando, estudiando, analizando diferentes soluciones de software para abogados. Tras mucho leer opiniones de terceros finalmente decido sacar mis propias conclusiones y lanzarme a probar las soluciones existentes en el mercado.

Al final un software de abogados es una herramienta más de marketing, no vas a vender más aplicar este sistema de CRM pero sí que vas a vender más indirectamente ya que podrás gestionar mejor la agenda, la relación con los clientes, los procesos de tratamiento de datos, por lo hablar de el control de tareas.

También viene mu bien para controlar las finanzas, los proveedores y tenerlo todo integrado bajo una única aplicación.

Cuando empezó mi búsqueda, tenía mis “must” o mis puntos esenciales de los cuales no me movería, o al menos no quería renunciar a ninguno.

Mi software de abogados ideal:

  • ? Debía ser Online, que tuviera la información siempre disponible, que pudiera acceder desde cualquier dispositivo
  • ? Acceso a colaboradores y procuradores sin coste extra, quería que todo el equipo tuviera acceso y que cada uno pudiera controlar los expedientes y asuntos que tenían asignados.
  • ?CRM con seguimiento para captación “pre-clientes” o Leads.
  • ?‍♂️Centrado en el cliente, que pudiera ir notificándolo, de cómo iba el procedimiento, enviar comunicaciones y estar siempre en contacto con él.
  • ?️También quería que permitiera la integración Google Calendar para gestionar bien mi agenda, contactos, llamadas, correos, avisos de consultas, avisos de citas, reuniones y eventos.
  • ? Generar facturas y así llevar un control de la facturación.
  • ? Generar informes para de un vistazo poder ver cuántos asuntos hay vivos y en general cómo va mi empresa.

Una de las cosas que más me interesaba es que pudiera darle acceso a mis colaboradores y procuradores sin que me costara un ojo de la cara.

También quería que fuese seguro, trabajamos con datos, y debemos de ofrecer seguridad a nuestros clientes, por eso también quería que tuviera los centros de datos y servidores en España o en Europa a fin de cumplir con la RGPD.

Después, había extras de los que podía prescindir:

  • El tener una App no me suponía valor extra, prefería trabajar en el ordenador y el móvil dejarlo para otras cosas, si tenía APP bien y si no la tenía tampoco pasaba nada.
  • Gestor documental, al final tener un espacio o entorno único para compartir archivos con el cliente no era tanto valor, pero sí que podía usar otras soluciones gratuitas y seguras como Drive o Dropbox que me permitían alojar los datos allí.
  • Plantillas de documentos.
  • Conexión con Lexnet para descargar notificaciones (de esto no me fiaba un pelo, todos sabemos lo «bien que funciona Lexnet» pues imagina conectar Lexnet con una fuente de terceros, creo que sería inviable.

Ya después tenía los «imposibles», cosas que me gustaría en un mundo ideal:

  • Herramientas de gestión de formularios.
  • Gestión y análisis de casos en diferentes juzgados

Pero esto último eran deseos que sí que existen pero que lo hacen herramientas más caras y de análisis jurisprudencial mediante IA – Inteligencia Artificial pero no son nada baratas.


Con esta lista de deseos cual niño redactando su carta a los Reyes Magos, me dispuse a buscar el Mejor programa gestión de despacho de abogados.

Sabía que no sería tarea fácil pero recopilaría esta información para compañeros que se encontraban en la misma situación que yo y esta inversión de tiempo no caería en saco roto.

Lo primero que hice fue recopilar en un Google Sheet todas las soluciones del mercado hispano (Nombre del software, características, precio, email)

¿Email? Tiene sentido, pero continúa leyendo.

Al final el mercado es limitado, no hay muchos CRM jurídicos, y a priori me sonaban:

  • Kleos wolters kluwer
  • Sudespacho net
  • MN program
  • Ofionline

Y algunos más que son líderes de mercado.

Después saqué toda la información que necesitaba, la aterricé en un Google Sheets y puse a prueba a las empresas. ¿Cómo? Envié un email pidiendo la misma información que yo ya había recopilado diciendo que se iba a escribir sobre ello en un blog.

¿Porqué? Sencillo, si mando un email y tardan 2 semanas en responder, me hago una idea de cómo será su servicio post venta, o si hay alguna incidencia.

Una vez pasado un mes desde el envío del email no tendría en cuenta a ninguna de las empresas, habían tenido tiempo suficiente para cumplimentar el documento que les hice llegar (súper simple) y que no les llevaría más de 5 minutos.

Vamos con el estudio:

Mejor programa de gestión de despachos de abogados

Encontrar el mejor programa de gestión de despachos de abogaos no iba a ser fácil, en el mercado hay muchas soluciones de software, muchos CRM Jurídicos para gestión de despachos y todas nos prometen “hacernos la vida más fácil a los abogados” pero ¿Cuál es el idóneo para nosotros? ¿Cuál es el idóneo para nuestro despacho?

He recopilado todas las soluciones que actualmente existen para aportar luz sobre el tema y créeme hay cosas realmente sorprendentes en este estudio, soluciones económicas y otras sorprendentemente caras que hacen lo mismo.

Pero primero:

¿Qué es un software de gestión de despachos?

Es un software que agiliza nuestras operaciones diarias de gestión del despacho. Desde gestionar presupuestos, hojas de encargo, asuntos, documentos de clientes, citas, fechas límite, plazos, clientes, contabilidad, nóminas…

No todos los software de gestión de despachos o CRM Jurídicos tienen las mismas funcionalidades ni funciones, tampoco funcionan en todas las plataformas ni entornos, en este estudio los he dividido en dos:

  1. Software de gestión de despacho
  2. Software de gestión documental

Las soluciones son muy diferentes y pueden convivir la una sin la otra perfectamente por eso tenemos que tener muy claras las necesidades de nuestro despacho para implantar una u otra y no equivocarnos.

Programa de gestión de despacho de abogados

Nos permite gestionar las relaciones con los clientes desde el momento en el que nos piden información «pre-clientes, leads o cliente en potencia» hasta el momento en el que se cierra el expediente y lo archivamos.

Los programas de gestión de despachos de abogados suelen incorporar soluciones CRM del inglés “Customer Relationship Management” que lo que nos permite es controlar las relaciones con nuestro cliente, desde que nos pide presupuesto hasta que finalmente lo conseguimos como cliente, lo cual es muy beneficioso ya que podemos ponernos recordatorios para llamadas, poner fechas límite de investigación, preparación, presentación de escritos…

Digamos que es una agenda súper vitaminada y automatizada ?

Normalmente están en la nube, aunque hay otros que se instalan en el mismo ordenador y que usan los propios recursos de la máquina dónde están instalado.

Ahora vamos con la segunda división del estudio, vamos a separar por un lado los programas de gestión de despachos de abogados Online VS los programas de gestión de despachos de abogados en «local» o instalados en el mismo ordenador.

Programa de gestión de despacho de abogados Online

Pros:

  • Permite acceder desde cualquier lugar con conexión a internet.

?Contras:

  • Necesitas internet para acceder a la información

Programa de gestión de despacho de abogados en local

Pros:

  • Accedes a la información sin necesidad de internet.

?Contras:

  • Solo puedes acceder desde el ordenador donde está instalado
  • Si se pierde, te lo roban o se estropea, se pierde todo.

Software de gestión documental

Para gestión de expedientes, es un sistema preparado para gestionar los documentos de tus clientes organizándolo en carpetas y subcarpetas dentro de un entorno digital.

No es únicamente un espacio donde “subir archivos”. Para eso tenemos soluciones cloud tipo Dropbox y Drive, los programas de gestión documental para despachos de abogados nos permiten también controlar los expedientes mediante una interfaz gráfica en el qué podemos buscar el expediente bien por fecha, nombre del cliente o tipo de procedimiento.

Al igual que el Software de gestión de despachos de abogados comentado anteriormente, normalmente están en la nube, aunque hay otros que se instalan en el mismo ordenador y que usan los propios recursos de la máquina dónde están instalado.

Programa de gestión documental de abogados Online

Pros:

  • Permite acceder desde cualquier lugar con conexión a internet.

?Contras:

  • Necesitas internet para acceder a la información

Programa de gestión documental de abogados en local

Pros:

  • Accedes a la información sin necesidad de internet.

?Contras:

  • Solo puedes acceder desde el ordenador donde está instalado
  • Si se pierde, te lo roban o se estropea, se pierde todo.

El mejor programa de gestión de despacho de abogados

Como has podido comprar, no es sencillo decir cual es el mejor programa de gestión de despacho de abogados sin primero saber que es lo que se necesita.

Yo me encontraba en la misma situación que tú, y de ahí que decidiera sacar este post.

Quería ayudar a compañeros a elegir y que no pasaran por «el calvario» que yo pasé y que al menos, el tiempo invertido y mi trabajo de investigación no cayera en saco roto.

Al inicio de mi investigación pensaba que solo había un tipo de software, desconocía esa división básica de la que he hablado líneas arriba.

Cuando buscaba el mejor programa de gestión de despacho de abogados, pensaba en las áreas en las que necesitábamos más apoyo y que al final solo nosotros mismos las sabemos.

Estaba buscando una solución que se centrara en el cliente.

Mi sino es colocar al cliente en el centro de mis servicios, quiero que siempre estén al tanto de lo que vamos haciendo por ellos, quería evitar el “cómo va lo mío” y cambiarlo por el “así va lo tuyo ahora mismo” sin que el cliente tenga que molestarse en preguntar.

De esta manera colocamos al cliente en el centro.

La documentación era lo de menos, al final no aportamos mucho valor al cliente teniendo toda la documentación a mano. Al menos al cliente de procedimientos judiciales.

Si hablamos de que necesitamos un software para asesorías la gestión documental se volvería más necesaria ya que siempre es bueno que el cliente pueda acceder a una zona propia en la que consultar sus modelos anteriores, nóminas de sus trabajadores y contratos en general y que pueda compartir con nosotros las facturas emitidas y recibidas.

Para mi, el mejor programa es el que mejor funciona para mis necesidades.

Si estamos preocupados por el cliente y lo que pretendemos es crecer en esa línea mi recomendación es que te centres en el programa de gestión de despacho de abogados y dejes la gestión documental apartada o bien buscar una solución que cumpla con los dos requisitos.

Para ayudarte a encontrar el mejor programa de gestión de despacho de abogados, he comparado todas las soluciones que existen en el marcado y finalmente han pasado a la final estas que detallo aquí abajo como las mejores opciones.

Seguramente te darás cuenta de que hay softwares de los que has oído hablar, conoces y que deberían de estar en este post pero que no han contestado a mis correos, lo que hace que me cuestione la calidad de su servicio de atención al cliente o servicio postventa.

Como te digo, al final lo que hago aquí es volcar mi opinión personal y el filtro, redundando, es personal.

El orden que siguen es meramente alfabético.

Por cierto, ninguna me ha pagado.

Programa de gestión de despacho de abogados Gratis

Sí, lo que lees, un software o programa de gestión de despacho de abogados gratis, yo me quedé igual cuando lo encontré y ellos se sorprendieron mucho de que los contactara para el estudio (también hay que decirlo)

Abogados-MF

Ellos se venden como:

Abogados – MF aplicación de escritorio que nació con el objetivo de prestar una ayuda a todos aquellos profesionales del Derecho, especialmente Abogados y Procuradores, que deseen gestionar de una forma sencilla todos los aspectos, pequeños y grandes, que conlleva el funcionamiento normal de un Despacho, y ello a través de un programa de uso gratuito (Freeware).

Esta solución tiene las siguientes funcionalidades:

Facturación
Gestión de calendarios
Gestión de Clientes
Gestión de correo electrónico
Gestión de documentos
Gestión de tareas
Gestión de procedimientos jurídicos
Notas de caso
Gestión de usuarios

Plataformas donde puedes usarlo:

Instalado – Únicamente en Windows

Puedes usar este sistema, aunque si tienes Mac te puedes ir olvidando.

Pros:

  • Es gratis
  • Es completo Gestión de despachos + Gestión documental.

?Contras:

  • No tiene soporte
  • Es local y si pierdes el ordenador, se estropea o te lo roban pierdes todo.
  • No Cloud.
  • No permite uso en Mac.

Programa de gestión de despacho de abogados de pago.

Consix Gestión Abogados

Ellos se venden como:

Consix Gestión Abogados hace muy sencilla la gestión integral de todas las actividades específicas de un despacho de abogados.

Sus posibilidades de personalización y adaptación lo convierten en un producto idóneo para todo tipo de despachos profesionales.

Esta solución tiene las siguientes funcionalidades:

Facturación
Gestión de calendarios
Gestión de Clientes
Gestión de correo electrónico
Gestión de documentos
Gestión de tareas
Seguimiento del tiempo
Gestión de procedimientos jurídicos
Notas de caso
CRM
Contabilidad

Plataformas donde puedes usarlo:

Nube, Web
Instalado – Windows

Prueba gratuita:

Coste:

Pago por licencia

Pago anual recurrente y tienen dos versiones de su producto:

  • Advance: 195€ Una sola licencia, si quieres dos usuarios el precio asciende a 245€
  • Premium: 295€ Usuarios ilimitados y soporte según lo venden “inmediato”

Puedes usar este sistema, aunque si tienes Mac te puedes ir olvidando excepto si usas la versión en la nube.

Pros:

  • Es completo Gestión de despachos + Gestión documental.

?Contras:

  • En local y si pierdes el ordenador, se estropea o te lo roban pierdes todo.
  • No permite uso en Mac en la versión instalada.
  • La versión cloud requiere de un pago extraordinario mensual que rondará entre los 60 y 120 euros ya que se instala en un servidor virtual en la nube.
  • Precio alto.

Nubbius

Ellos se venden como:

El despacho que diriges ya puede aplicar las técnicas de gestión, organización y comunicación de las grandes firmas: nubbius reduce tus costes informáticos, incrementa tu productividad, facilita la movilidad junto al trabajo en equipo en el despacho y con los clientes, y, por supuesto, blinda tus expedientes con los más altos estándares de seguridad y cumpliendo la legislación sobre protección de datos.

En un mercado legal cada vez más competitivo y exigente, con nubbius puedes realizar una gestión eficiente y sencilla de tu despacho. Accede a tus expedientes desde cualquier lugar, tu despacho, los juzgados o tu domicilio, ya sea con un PC, portátil, smartphone o tableta.

Esta solución tiene las siguientes funcionalidades:

Facturación
Gestión de calendarios
Gestión de Clientes
Gestión de tickets
Gestión de contratos
Gestión de correo electrónico
Gestión de documentos
Gestión de tareas
Seguimiento del tiempo
Gestión de procedimientos jurídicos
Notas de caso
CRM

Plataformas donde puedes usarlo:

Nube, Web
Dispositivo móvil – iOS Nativo
Dispositivo móvil – Android Nativo

Prueba gratuita:

Coste:

Pago Mensual
Pago anual

Diferencian entre profesional individual que trabaja solo del despacho.

  1. Profesional:
    1. 15 euros mensuales o 12.50 si decides hacer el pago anual.
  2. Despacho:
    1. Para dos usuarios 595€ anuales o 189€ trimestral.
    1. Cada usuario adicional son 150€ anuales o 45€ trimestrales.

Pros:

  • Es completo Gestión de despachos + Gestión documental.
  • Está en la nube 100%
  • App

?Contras:

  • Si tenemos colaboradores tendríamos que pasar a la versión de “despacho” lo cual supone una inversión importante.

Ofionline

Ellos se venden como:

Ofionline es un software para la gestión integral online de la actividad jurídica, dirigido a abogados, procuradores y graduados sociales, cada uno adaptado a sus particularidades.

Al ser en la nube, el usuario puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo que disponga de acceso a internet, siendo esta cualidad a día de hoy algo imprescindible, pues justo cuando y donde lo necesite tendrá el usuario acceso a la gestión de su actividad, para consultar un expediente, la ficha de un cliente, anotar un evento en la agenda, una actuación, o emitir y enviar una factura, sin la necesidad de estar físicamente en su despacho ni operando desde un dispositivo concreto.

Esta solución tiene las siguientes funcionalidades:

Facturación
Gestión de calendarios
Gestión de Clientes
Gestión de tickets
Gestión de correo electrónico
Gestión de documentos
Gestión de tareas
Seguimiento del tiempo
Gestión de procedimientos jurídicos
Notas de caso
CRM

Plataformas donde puedes usarlo:

Nube, Web

Prueba gratuita:

Coste:

Pago Mensual
Pago anual

Tienen diferentes precios diferenciando lo siguiente:

  • Si no tiene Convenio con el Colegio:
    • 15 € mensuales
    • 1 solo usuario (+1.5€/mes por usuario extra)
    • 15 gigas de espacio (+1.5€/mes por 2 gigas extra)
  • Si tiene convenio con el Colegio
    • 10 € mensuales
    • 1 solo usuario (+1€/mes por usuario extra)
    • 15 gigas de espacio (+1€/mes por 2 gigas extras)
  • Si se tiene convenio con el Colegio durante los 4 primeros años de colegiación.
    • 8 € mensuales
    • 1 solo usuario (+0,80€/mes por usuario extra)
    • 15 gigas de espacio (+0,80€/mes por 2 gigas extras)
  • Si es miembro AJA con convenio
    • 12 € mensuales
    • 1 solo usuario (+1,20€/mes por usuario extra)
    • 15 gigas de espacio (+1,20€/mes por 2 gigas extras)
  • Si es miembro AJA con convenio durante los 4 primeros años de colegiación.
    • 8 € mensuales
    • 1 solo usuario (+0,80€/mes por usuario extra)
    • 15 gigas de espacio (+0,80€/mes por 2 gigas extras)

Pros:

  • Es completo Gestión de despachos + Gestión documental.
  • Está en la nube 100%
  • A priori el precio es económico (digo a priori)

?Contras:

  • Un poco lioso el sistema de precios.
  • No sabes a ciencia cierta lo que vas a pagar, de media un procedimiento puede tener entre 20 – 30 documentos PDF incluso más, los documentos del procedimiento pueden ocupar unos 25 – 30 megas lo que hace que dos gigas se ocupen con unos 50 procedimientos y debemos de guardarlos por si alguna vez tuviéramos que recuperar algo.

Jarvis Legal

Ellos se venden como:

Jarvis Legal es la solución Cloud de los profesionales del derecho que automatiza y centraliza la gestión de los documentos, de los correos electrónicos, de los calendarios, de las tareas, de los clientes, de los archivos y de las facturas. Puede así dedicarse a sus misiones esenciales y cuidar de sus equipos en toda circunstancia.

Esta solución tiene las siguientes funcionalidades:

Facturación
Gestión de calendarios
Gestión de Clientes
Gestión de contratos
Gestión de correo electrónico
Gestión de documentos
Gestión de tareas
Seguimiento del tiempo
Gestón de procedimientos jurídicos
Notas de caso
CRM
Contabilidad
Gestión de Usuarios
Escritura en colaboración

Plataformas donde puedes usarlo:

Nube, Web
Dispositivo móvil – iOS Nativo
Dispositivo móvil – Android Nativo

Prueba gratuita:

Coste:

Pago Mensual
Pago anual
Pago bianual
Pago trianual

Tienen diferentes precios diferenciando lo siguiente:

  • Advanced 59€ mensuales
    • Un solo usuario
    • 50 Gigas de capacidad en archivos
  • Premium 79,95€ mensuales
    • Un solo usuario
    • 100 Gigas (ampliables)

Pros:

  • Es completo Gestión de despachos + Gestión documental.
  • Está en la nube 100%

?Contras:

  • El precio varía por usuario.
  • Precio alto, en comparación con las otras soluciones.
  • Traducido del francés mediante Google, usan términos que son poco claros. Me asustaba el servicio post-venta.

Sudespacho.net

Ellos se venden como:

ERP para abogados,  una solución 100% Cloud prestada por un proveedor con más de 17 años de experiencia en el mercado.

A nivel de personalización que ofrece gracias a un “constructor” que adaptará la interfaz y los campos que necesitemos según los requerimientos que establezcamos.      

Esta solución tiene las siguientes funcionalidades:

Facturación
Gestión de calendarios
Gestión de Clientes
Gestión comercial de Preclientes
Gestión de tickets
Gestión de correo electrónico
Gestión de documentos
Gestión de tareas
Seguimiento del tiempo – Imputación de horas
Gestión de procedimientos jurídicos
Notas de caso
CRM
Contabilidad- Libros Oficiales
Marketing
Oportunidades Comerciales
Informes y Alertas a medida
Portal Clientes

Plataformas donde puedes usarlo:

Nube, Web
Dispositivo móvil – iOS Nativo
Dispositivo móvil – Android Nativo

Prueba gratuita:

Coste:

Versión Gratuita
Pago Mensual
Pago anual
Pago de única vez

Disponen de una versión gratuita muy limitada, de hecho, si te quieres hacer una idea de los módulos y de cómo funciona la versión “extendida” tienes que solicitarlo.

Tienen diferentes precios diferenciando lo siguiente:

  • Pocket 29,95€ mensuales
    • Limitado a 500 expedientes o clientes
    • Un solo usuario
    • 100 Gigas de capacidad en archivos
  • Profesional 79,95€ mensuales
    • Ilimitados expedientes o clientes
    • Un solo usuario
    • 500 Gigas (ampliables)

Pros:

  • Es completo Gestión de despachos + Gestión documental.
  • Está en la nube 100%

?Contras:

  • El precio varía por usuario.
  • Precio alto, en comparación con las otras soluciones.

Conclusión:

Tras varios meses buscando, estudiando y analizando diferentes soluciones, llegué a la conclusión que ninguna de las existentes me satisfacía 100%.

Como te comenté al principio, tenía mis “must” o mis puntos esenciales de los cuales no me movería:

Una solución online 100% alojada en la nube.

El tener una App no me suponía valor extra, prefería trabajar en el ordenador y el móvil dejarlo para otras cosas.

Quería que lo pudieran usar mis colaboradores y procuradores sin que me costara un ojo de la cara.

Centrado en el cliente, que pudiera ir notificando al cliente cómo iba el procedimiento, enviar comunicaciones y estar siempre en contacto con él.

¿Había una solución en el mercado?

La respuesta era no.

Tenía que aceptar la realidad, elegir uno de los que había y aceptar que renunciaría a ciertas funcionalidades o hacerme un software a medida (estás loco Ángel?‍♂️) pues sí, estoy un poco loco y lo hice.

Un desarrollo propio es una inversión grande, lo sé, pero gran parte de este desarrollo lo podía hacer yo mismo, lo que al final iba a ser una inversión de tiempo, pero podía hacerlo poco a poco, que cumpliera con mis puntos esenciales y ya se iría mejorando poco a poco añadiendo nuevas funcionalidades.

Llevo tiempo testándolo yo mismo y funciona muy bien, justo lo que yo andaba buscando.

Por cierto, si te interesa no está abierto al público (todavía) pero si quieres formar parte del proyecto he aceptado a un grupo reducido de personas para que entre todos nos ayudemos, perfilemos algunas cositas y añadamos algunas funcionalidades que nos hagan la vida más fácil, mejorar el producto, ya que al final, el software tiene que trabajar por nosotros ¿no?

Pues eso, si quieres puedes escribirme aquí y hablamos.?