Claves para seleccionar un buen software para mi despacho de abogados

¿Alguna vez te has preguntado por qué tan pocos despachos cuentan con una herramienta de software específica para abogados?

Existen pocos ámbitos tan tradicionalistas como la Justicia.

Tanto en el ámbito de la Administración pública como de las profesiones liberales que la rodean, las formas (incluso la imagen) importan casi tanto como el fondo.

Tanto en el contenido material de las normas como en el trato personal y laboral, las costumbres son determinantes.

La Administración de Justicia es de las menos dotadas tecnológicamente, y a la que esta evolución ha llegado más tarde.

En paralelo, el trabajo de abogados y procuradores, quedaba condicionado por esta realidad.

El «software jurídico» raramente sobrepasaba los límites de las bases de datos de legislación, jurisprudencia y formularios.

Así, hasta hace bien poco, las palabras hardware y software oídas en los pasillos de un Juzgado eran algo tremendamente extraño de escuchar, y no sólo por la diversidad en la pronunciación de las mismas.

No digamos ya asociaciones tales como «software para abogados».

¿Cómo nos puede ayudar en la gestión un software para abogados?

Resumiendo, en lo que respecta a los despachos de abogados, podemos distinguir varios ámbitos de actividad o de relaciones:

– Con la Administración de Justicia.

– Con otras Administraciones Públicas (ayuntamientos, diputaciones, órganos administrativos, Hacienda, Seguridad Social, etc.)

– Con otros profesionales (procuradores, especialmente)

– Con sus clientes.

– Y la gestión de su propio despacho.

Socialmente, parece existir una exigencia genérica o, siendo más precisos jurídicamente, una presunción iuris tantum, de que el abogado tiene que saber de todo, de todo lo legal y casi de todo lo divino y lo humano.

Que debe estar capacitado para responder cualquier pregunta sobre cualquier problema que tenga algún viso, pese remoto, de legalidad.

Obviamente esto no es así en absolutamente todos casos.

Además con la especialización rampante del conocimiento en las sociedades modernas, existen muy diversos tipos de despachos, ya no sólo por su tamaño y naturaleza, sino por las materias a las que se dedican, que pueden llegar a plantear especialidades de gestión notables, más allá de las administrativas básicas.

Sin entrar en los matices de la especialización por razón de las materias, se solía hablar coloquialmente de despachos «pequeños» (muchas veces individuales o de dos o tres integrantes) y de despachos «grandes», a lo que habría que añadir los despachos «empresa».

Con este relato quiero mostrar que la necesidad genérica y aparentemente sencilla de un software de gestión para abogados es difícil de satisfacer.

Por ello, voy a obviar de entrada a los despachos «empresa» o «grandes», que suelen disponer de sus propios programas de gestión, siendo estos programas hasta un servicio o producto que ofrecen a sus propios clientes (Compañias de Seguros, Entidades Bancarias, etc.)

Pero acotar el producto «software para abogados» a los despachos «pymes» tampoco resuelve todas nuestras incógnitas.

La abogacía (supongo que en consonancia a los usos y costumbres de la tradicionalista Administración de Justicia) es un entorno peculiar.

Hasta hace poco, los instrumentos de gestión eran (siendo optimistas) un libro de registro de entrada (alta del expediente con fecha, nombre del cliente, numeración propia, número de procedimiento) y una agenda. Complementado a lo sumo con alguna hoja de cálculo o programa de contabilidad.

El comercial que acudía al despacho proponiendo los primeros programas de gestión que salían al mercado, era observado como el enemigo; el depredador que amenazaba el ecosistema sano y natural de papeles y carpetas de cartón que daban caótico orden a mesas, estanterías, sillas e, incluso, al suelo.

¿Cómo aglutinar esta disparidad de necesidades, de materias e, incluso, de susceptibilidades en un programa de gestión?

 

Seleccionando un software jurídico

En cuanto a las necesidades por razón de las materia: Es fundamental enfocar el objetivo con claridad, ¿a qué tipo de despacho de abogados nos dirigimos?

O, en su caso, diseñar un programa ajustable por paquetes a distintas necesidades.

En cuanto a las peculiaridades de los clientes: El abogado suele ser abogado. De letras. A pesar de la generalización tecnológica, no demos cosas por hecho en el abogado. No le suelen gustar los números ni es un apasionado de la informática. Y una cosa más, abogado no tiene porqué ser sinónimo de contable. No suele serlo. Por tanto, un producto intuitivo, funcional, sencillo, directo.

En este contexto, las funcionalidades BÁSICAS comprenderían:

1.- Agenda: emplazamientos, citaciones y reuniones.

2.- Gestión de clientes.

3.- Gestión de contactos profesionales.

3.- Listado, ficha y estado de situación de los expedientes.

4.- Expedientes digitalizados.

Las soluciones habituales que se encuentran en el mercado responden de una forma u otra a esos criterios básicos (Veáse por ejemplo, Kleos Software, Sudesacho.net, GEDEX, Basenet.com.)

He recalcado su condición de «básicas» pues me he limitado a citar las funciones que marcan el ritmo del trabajo diario del abogado, pudiendo realizar estas precisiones para mejorar el enfoque:

– La agenda debe ser la funcionalidad primordial, y debería poder asociarse a otros dispositivos (pc, smartphone, tablet) de forma sencilla y automática, con configuración de avisos y alarmas.

– El día a día del abogado está marcado por los emplazamientos y las citaciones (en lo que respecta a actuaciones profesionales-judiciales) y por las reuniones con los clientes. Y por la relación entre esas actuaciones y los clientes.

En este sentido, a título de ejemplo: Al dar de alta una citación en la que sea necesario acudir con el cliente, que automáticamente se genere en el programa un aviso con los días de antelación pertinentes para concertar una reunión.

– Es decir, la configuración del programa de gestión debería ajustarse al ritmo cotidiano del abogado y así mostrarse en su interfaz.

Que no sea el abogado el que deba adaptarse a usar una herramienta extraña sino al contrario.

Si me permiten, que se genere una sensación de complicidad entre la interfaz básica del programa y la preocupación cotidiana del profesional, y no de obligación.

– Se suelen añadir funcionalidades respecto a la gestión económica del despacho y facturación, pero yo no las considero básicas, ya que un programa específico en dichas materias será siempre más completo.

Los abogados que llevan su propia gestión económica/tributaria suelen disponer de herramientas específicas, y quién no lo hace no la necesita pues delega o contrata dicha tarea a otro profesional.

En definitiva, un buen «software para abogados» debe ir orientado a satisfacer la necesidad de gestión administrativa básica, profundizando su integración funcional en los dispositivos y su interrelación con los clientes.

La gestión de esa información y compromisos y generar un vínculo y un feedback real con el cliente debería ser el objetivo prioritario.